ทำไมองค์กรถึงต้องการแผนพัฒนารายบุคคล? (IDP)

จากรายงานการเรียนรู้แรงงานของ LinkedIn ปี 2018 พนักงานจำนวนมากถึง 93% จะอยู่ที่บริษัทต่อ หากบริษัทลงทุนในเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพ การศึกษาเมื่อไม่นานมานี้จากบริษัท Gallup ชี้ให้เห็นว่าการเรียนรู้ทักษะใหม่จัดอยู่ในอันดับที่สามที่สำคัญที่สุดในการประเมินโอกาสในการทำงาน โดยสรุปแล้วการเรียนรู้และการพัฒนาไม่ได้เป็นทางเลือกเสริมหรือสงวนไว้สำหรับบุคคลในตำแหน่งสำคัญเท่านั้นอีกต่อไป

นี่คือที่แผนการพัฒนาส่วนบุคคล (IDPS) เข้ามามีส่วนร่วม ในบทความนี้เราจะศึกษาว่า IDP คืออะไรและมีบทบาทสำคัญอย่างไรในการรักษาบุคคลากร

IDP คืออะไร

พูดง่ายๆ ก็คือ แผนพัฒนารายบุคคล (IDP) ซึ่งเป็นแผนปฏิบัติการที่สนับสนุนการพัฒนาความสามารถ วัตถุประสงค์สูงสุดของ IDP คือการช่วยเหลือพนักงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ในอาชีพของตนเองภายในระยะเวลาที่กำหนด

เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพรองรับประสิทธิภาพและการเก็บรักษา

IDP ไม่เพียงแต่ชี้ให้เห็นถึง “สิ่งที่ต้องทำ” เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ในการพัฒนาอาชีพ แต่มีรายละเอียด “วิธี” เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์การพัฒนาด้วยการดำเนินกิจกรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

IDP เป็นแผนงานที่ครอบคลุมที่คำนึงถึง:

1. ความสามารถที่จะพัฒนาให้บรรลุเป้าหมายในอาชีพ: ระดับความสามารถปัจจุบัน VS ระดับความสามารถที่คาดหวังคืออะไร?
2. สิ่งที่ต้องทำ: วัตถุประสงค์เชิงปริมาณที่ใช้กำหนดว่าภารกิจประสบความสำเร็จคืออะไร?
3. วิธีการบรรลุระดับที่คาดหวัง: แผนปฏิบัติการจะไปที่นั่นคืออะไร?
4. จะบรรลุระดับที่คาดหวังได้อย่างไร: แผนปฏิบัติการเพื่อไปถึงที่นั่นคืออะไร?
5. วัดความก้าวหน้าอย่างไร: ความถี่ใด?

กลยุทธ์แบบจำกัดช่วงเวลา

ต้องมีการกำหนด IDP ให้ทันเวลา เพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีความสามารถจะไปถึงเส้นทางอาชีพที่คาดหวังได้ตรงเวลา

เนื่องจากการดำเนินธุรกิจไม่สามารถหยุดชะงักเนื่องจากการขาดแคลนบุคลากรได้ ผู้บริหารระดับสูงจึงต้องมั่นใจว่าธุรกิจจะสามารถอยู่รอดได้ในระยะเวลาอันสั้น หรือในระยะยาวเมื่อมีการลาออกตามตำแหน่งความสำคัญ เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ ต้องมีกระบวนการที่มีความสามารถเพื่อให้แน่ใจว่าได้ผู้ที่มีความสามารถเข้ามามีบทบาทในกรณีที่ลาออก เลิกจ้าง หรือเกษียณอายุ

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในกระบวนการจัดการความสามารถ กระบวนการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจมีบุคคลากรที่ความสามารถที่เหมาะสม ถูกที่ ถูกเวลา

ในการดำเนินการดังกล่าว องค์กรขนาดใหญ่กำลังเปิดตัวแผนปฏิบัติการแบบจำกัดเวลาเพื่อปิดช่องว่างระหว่างข้อกำหนดสำหรับตำแหน่งปัจจุบันและตำแหน่งเส้นทางอาชีพในอนาคต—เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจมีการจัดหาผู้มีความสามารถที่เหมาะสม

กรณีทั่วไปของการปิดช่องว่างระหว่างตำแหน่งปัจจุบัน VS เส้นทางอาชีพคือการส่งเสริมพนักงานให้ดำรงตำแหน่งในการบริหาร:

หากพนักงานคนนี้ไม่เคยเตรียมพร้อมที่จะจัดการทีม เขา/เธอจะต้องสร้างความคุ้นเคยกับแนวคิดการจัดการประสิทธิภาพ: วิธีการสรรหา พัฒนา ฝึกอบรมและโค้ชผู้อื่น วิธีการให้และรับข้อเสนอแนะ ฯลฯ ดังนั้น IDP จะต้องถูกร่างล่วงหน้า

(ซึ่งประกอบด้วยการมอบหมายงานและโอกาสในการเรียนรู้) เพื่อให้พนักงานสามารถก้าวเข้าสู่บทบาทใหม่ด้วยชุดทักษะการปฏิบัติงานตรงเวลา

แผนโครงสร้างที่ผสมผสานการเรียนรู้อย่างเป็นทางการ การให้คำปรึกษา และการมอบหมายงานที่ท้าทาย

จริงๆแล้ว มีอะไรอยู่ภายใน IDP กันแน่? แผนการพัฒนาส่วนบุคคลที่ดำเนินการสอดคล้องกับหลักการ 70:20:10 70:20:10 เป็นอัตราส่วนแนวทางและเน้นว่าการเรียนรู้ส่วนใหญ่มาจากประสบการณ์ในที่ทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจด้วยว่าการเรียนรู้ที่แตกต่างกันระหว่าง 3 ประเภทจะช่วยให้โปรไฟล์การเรียนรู้ที่แตกต่างกันซึมซับความสามารถ เนื่องจากบางคนเรียนรู้ได้ดีขึ้นผ่านการทำซ้ำ คนอื่นๆ มองเห็นได้ และคนอื่นๆ ผ่านการลองผิดลองถูกแบบลงมือปฏิบัติ

การกำหนดงานที่ท้ายเป็นส่วนสำคัญของการเรียนรู้ (70%)

เพื่อพัฒนาความสามารถของพนักงานจะต้องได้รับการปฏิบัติในการมอบหมายงานที่ตรงกับวัตถุประสงค์ในการทำงานของพวกเขา

การเรียนรู้ทางสังคมหรือการเรียนรู้ผ่านผู้อื่น (20%)

การเรียนรู้ทางสังคมเป็นเรื่องเกี่ยวกับการรับข้อเสนอแนะการฝึกสอนหรือการให้คำปรึกษาเพื่อปรับปรุง ข้อเสนอแนะดังกล่าวอาจมาจากการจัดการโดยตรง, เพื่อน, รายงานโดยตรง, ผู้เชี่ยวชาญหรือแม้กระทั่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกเช่นซัพพลายเออร์และลูกค้า

การเรียนรู้เชิงรุก (10%)

มันอาจเป็นคลาส E-Learning, พอดคาสต์, หนังสือ, Workshop ฯลฯ แม้ว่าการเรียนรู้ที่ใช้งานไม่สามารถแทนที่การเรียนรู้ในงาน แต่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องให้ความรู้พื้นฐานและแนวคิดพื้นฐาน รวมถึงแรงบันดาลใจที่ดีต่อพนักงาน กุญแจสำคัญคือการเชื่อมโยงการเรียนรู้เชิงรุกกับการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายงาน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ 70/20/10 และการเรียนรู้แบบผสมผสานที่นี่

ความท้าทายในการใช้ IDPS

พนักงานยอมรับในเส้นทางอาชีพ

IDP จะไม่มีผลหากพนักงานไม่ได้รับการยอมรับ เพื่อให้ IDP มีประสิทธิภาพ ต้องให้คำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของเส้นทางอาชีพที่กำหนดเป้าหมาย รวมทั้งทักษะที่มีลำดับความสำคัญที่จะพัฒนา (ช่องว่างทักษะ)

เคล็ดลับ: แบ่งปันวัตถุประสงค์ของเส้นทางอาชีพอย่างโปร่งใสในรายบุคคล เห็นด้วยกับไทม์ไลน์ ลำดับความสำคัญในการพัฒนาสมรรถนะและแผนปฏิบัติการ

ความมุ่งมั่นของผู้จัดการ

ผู้จัดการต้องแน่ใจว่าบุคลลากรได้จัดสรรเวลาสำหรับการตรวจสอบ และการมอบหมายงานที่จัดให้นั้นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการพัฒนาจริงๆ บ่อยครั้ง ผู้จัดการต้องการการสนับสนุนด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อสร้าง IDP และต้องการการแจ้งเตือนเพื่อติดตามแผนปฏิบัติการ

เคล็ดลับ:

• อบรมผู้จัดการเกี่ยวกับวิธีการร่างแผนพัฒนารายบุคคล (IDP)
• ติดตั้งกระบวนการแบบตัวต่อตัวสำหรับการติดตามผล IDP อย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อไตรมาส ถ้าเป็นได้ก็ติดตามผลเดือนละครั้งจะดีมาก

การตรวจสอบ IDP นอกระบบการจัดการประสิทธิภาพ

IDPS ถูกสร้างขึ้นบ่อยเกินไปและตรวจสอบแยกต่างหากจากระบบการจัดการประสิทธิภาพปัจจุบันในสถานที่

มีวิธีในการรวมแผนการพัฒนาและการตั้งเป้าหมายเป็นกระบวนการเดียวเพื่อให้ประสิทธิภาพสนับสนุนทั้งวัตถุประสงค์ของ บริษัท และวัตถุประสงค์ของเส้นทางอาชีพของพนักงาน

เคล็ดลับ:

• รวมถึงความสามารถเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบการจัดการประสิทธิภาพ
• รวมแผนปฏิบัติการเข้าสู่วัตถุประสงค์การปฏิบัติงานของพนักงาน
• ตั้งค่าวัตถุประสงค์ที่ชาญฉลาดและ KPI เพื่อวัดประสิทธิภาพการทำงาน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวัตถุประสงค์การตั้งค่าที่นี่

ขั้นตอนในการสร้างโปรแกรม IDP ให้ประสบความสำเร็จ

ทุก บริษัท มีวิธีสร้าง IDPS ของตัวเอง นี่คือขั้นตอนหลัก:

1. การสร้างรากฐาน

การกำหนดตำแหน่งพนักงาน (โดยปกติจะเป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดงาน) ตลอดจนเป้าหมายส่วนบุคคล (เป้าหมายการปฏิบัติงานประจำปี)

 บริษัทต้องทำผังรวบรวมความสามารถแต่ละอย่างที่จำเป็นในการทำงาน โดยใช้กรอบความสามารถของตนเอง หรือโดยใช้ข้อมูล AI และทักษะ

คลิกที่นี่เพื่อเริ่มต้นด้วยการทำแผนผังสมรรถนะ 

2. ระบุและมุ่งเน้นไปที่ช่องว่างทักษะ

การประเมินทักษะและความรู้ในปัจจุบันที่พนักงานมี สามารถทำได้โดยการตรวจสอบความสามารถ บริษัทที่ต้องอาศัยทักษะเพิ่มเติมอาจต้องการใช้การประเมิน 360 (การประเมินที่เป็นกลาง) ที่อาจรวมถึงพนักงาน (ประเมินตนเอง), หัวหน้างาน, เพื่อน / ผู้เชี่ยวชาญ

คลิกที่นี่เพื่อเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบสมรรถนะ

3. ร่างแผน

ร่างและระบุแผนการที่จะบรรลุวัตถุประสงค์เส้นทางอาชีพของพนักงานตรงเวลา ขอแนะนำให้สร้างสมดุลกิจกรรมตามแผนตามหลักการ 70-20-10

4. ดำเนินการอย่างราบรื่น

การดำเนินการตามแผนดังกล่าวโดยการฝึกอบรมและพัฒนา หลายองค์กรมักจะพึ่งพา HR เพียงอย่างเดียวในการติดตามและดำเนินการ นั่นเป็นความผิดพลาด ผู้จัดการต้องมีส่วนร่วมในระหว่างปีเพื่อให้แน่ใจว่าองค์ประกอบทั้งหมดของ IDP ในทีมของพวกเขาเป็นไปตามแผน

5. ประเมินผลและทำซ้ำ!

การตรวจสอบประสิทธิภาพมักจะช่วยให้วัดได้ว่ามีการแก้ไขช่องว่างทักษะตามที่ตั้งใจไว้หรือไม่ เพื่อให้ได้ข้อเสนอแนะที่ถูกต้องเกี่ยวกับแผนพัฒนาสมรรถนะและช่องว่างที่ต้องถูกเติมเต็ม ขอแนะนำให้ทำการประเมินแบบ 360 องศาเป็นระยะๆ เพื่อติดตามผลลัพธ์