จดหมายปฏิเสธผู้สมัคร พร้อมเทมเพลต

แม้ว่าการแจ้งข่าวร้ายจะไม่ใช่เรื่องง่าย แต่อีเมลการปฏิเสธนั้นเป็นขั้นตอนที่ควรทำในการะบวนการการสรรหา 
หากคุณไม่แจ้งผู้สมัครเกี่ยวกับสถานะการสมัคร อาจจะก่อให้เกิดความเสี่ยงหลายๆด้าน เช่น:

• สร้างความเสียหายต่อแบรนด์ขององค์กร
• ทำลายตราสินค้าของคุณ
• ทำลายความสัมพันธ์กับผู้สมัครอย่างถาวรสำหรับงานในอนาคต

ทำไมต้องส่งอีเมลปฏิเสธไปยังผู้สมัคร

แม้ว่าการได้รับอีเมลปฏิเสธสำหรับผู้สมัครอาจเป็นเรื่องที่น่าผิดหวัง แต่ก็ยังดีกว่าการปล่อยให้ผู้สมัครไม่ทราบสถานะการสมัครเลย หากมีการส่งอีเมลแจ้งกับผู้สมัครจะทำให้เขา/เธอ มีทัศนะคติเชิงบวกมากขึ้นกับองค์กร เนื่องจากการส่งอีเมลปฏิเสธนั้นหมายถึงการที่ทางทีมฝ่ายบุคคลได้ตรวจสอบประวัติของเขา/เธอ เรียบร้อยแล้ว นอกจากนี้ยังสะท้อนว่าทางบริษัทให้ความเคารพกับผู้สมัครเป็นอย่างมาก 

นอกจากจะเป็นอีเมลปฏิเสธแล้ว ทางบริษัทอาจจะมีการใส่ข้อความเชิงบวกหรือข้อความให้คำแนะนำแก่ผู้สมัครในส่วนที่ต้องปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้ผู้สมัครสามารถปรับปรุงข้อมูลดังกล่าวและสามารถนำไปสมัครงานอื่นๆได้ในอนาคต

อีเมลปฏิเสธหากมองในแง่ดี นี่คือโอกาสที่จะรักษาความสัมพันธ์กับผู้สมัคร เพราะหากในอนาคตมีตำแหน่งงานที่อาจจะเหมาะกับผู้สมัคร ผู้สมัครอาจจะกลับมาสมัครอีกครั้งได้เนื่องจากมีทัศนคติที่ดีกับองค์กร 

ควรส่งอีเมลปฏิเสธไปยังผู้สมัครเมื่อใด 

เวลาเป็นส่วนสำคัญในการส่งอีเมลปฏิเสธงาน ทันทีที่เห็นได้ชัดว่าผู้สมัครไม่เหมาะสมกับตำแหน่งนี้ ไม่ว่าจะเพราะขาดคุณสมบัติใดๆก็ตาม ควรส่งอีเมลปฏิเสธทันที เพราะเป็นการแสดงความเป็นมืออาชีพและทำให้ผู้สมัครไม่เสียเวลารอ 

การสื่อสารที่ชัดเจนและรวดเร็วจะช่วยรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกระหว่างผู้สมัครกับองค์กร

อีเมลปฏิเสธ (ตัวอย่าง)

เรื่อง : ใบสมัครของคุณ ณ {ชื่อบริษัท} สำหรับ {ตำแหน่ง}

เรียน {ชื่อผู้สมัคร}

ขอขอบคุณที่สละเวลาเพื่อพูดคุยกับเรา ซึ่งเป็นบทสนทนาที่ดีซึ่งทำให้เรารู้ว่าคุณมีเป้าหมายการทำงานและเป้าหมายชีวิตอย่างไร 

เนื่องจากบริษัทได้รับใบสมัครจำนวนมากจึงส่งผลให้ขั้นตอนการคัดกรองผู้สมัครเป็นไปอย่างยากลำบาก จึงขออนุญาตเรียนแจ้งว่าบริษัทของเราได้ทำการทบทวนข้อมูลส่วนตัวและประวัติการทำงานของคุณแล้ว แต่ยังมีคุณสมบัติบางอย่างไม่ตรงกับตำแหน่งที่ท่านสมัครไว้ 

ซึ่งหากทางบริษัทมีตำแหน่งงานที่เหมาะสมกับทักษะและประวัติการทำงานของท่านทางเรายินดีที่จะติดต่อกลับไปอีกครั้ง 

ในขณะนี้มี {ตำแหน่งงาน} ที่คุณสามารถสมัครได้ในบริษัทของเรา. โปรดเข้าไปที่ {เว็บไซต์ของบริษัท} เพื่อศึกษาดูว่ามีตำแหน่งงานว่างหรือไม่ หรือสามารถดูตำแหน่งงานที่ยังว่าอยู่ได้ที่ Facebook page {ชื่อ facebook page} คลิ๊กที่ปุ่ม "Like" เพื่ออัพเดทข่าวสารและตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครจากทางบริษัท 

ขอขอบคุณที่สนใจร่วมงานกับบริษัทของเรา เราหวังว่าโอกาสดีๆจะรอคุณอยู่เสมอในสายงานของคุณ

ด้วยความนับถือ , 

{ ชื่อเจ้าหน้าที่สรรหา}