Executive Assistant Associate / ผู้ช่วยผู้บริหาร
About this position
Responsibilities
• รวบรวม จัดเก็บ และตรวจสอบเอกสารสำคัญเพื่อนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชาเพื่ออนุมัติ และส่งต่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในลำดับถัดไป
• รวบรวมและจัดเตรียมข้อมูลในรูปแบบการนำเสนอ เช่น PowerPoint, Excel/Google Spreadsheets, เอกสารประกอบการประชุมเพื่อสนับสนุนการทำงานงานของผู้บริหาร
• วางแผนและจัดการประชุมทั้งภายในและภายนอกองค์กร ดำเนินการจดบันทึกและแจกจ่ายรายงานการประชุมให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน และ ดูแลและอำนวยความสะดวกในการจัดประชุมตามที่ได้รับมอบหมาย
• เตรียมสรุปตารางการประชุมประจำวันและแจ้งเตือนผู้บังคับบัญชาถึงงานสำคัญและกำหนดเวลา
• วางแผนการประชุมประจำปีและการประชุมทั่วไปกับหน่วยงานต่างๆ ตามแผนงานที่กำหนด
• ดูแลการจัดการเรื่องที่พัก การเดินทาง และบริการที่เกี่ยวข้อง เช่น ตั๋วเครื่องบิน โรงแรม และการเดินทางสำหรับผู้บังคับบัญชาและครอบครัว ประสานงานและจัดการรายละเอียดการเดินทางทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ
• จัดทำรายงานค่าใช้จ่ายและดำเนินการเบิกจ่ายงบประมาณให้ถูกต้อง รวมถึงวางแผนและจัดทำงบประมาณสำหรับการจัดประชุมและกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง
• ทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อแรกสำหรับการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก เช่น การรับโทรศัพท์ อีเมล และข้อความ สนับสนุนงานเลขานุการและบริหารทั่วไปของผู้บังคับบัญชา เตรียมเอกสาร รายงาน และนำเสนองานที่เกี่ยวข้อง
• ปฏิบัติงานเพิ่มเติมตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา
Requirements
• การศึกษา: ปริญญาตรี หรือสูงกว่า
• ประสบการณ์: มีประสบการณ์ในการทำงานที่เกี่ยวข้องอย่างน้อย 5 ปีขึ้นไป
• มีทักษะการสื่อสารทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้เป็นอย่างดี
• มีทักษะในการบริหารจัดการ การประสานงาน การสื่อสาร การนำเสนอข้อมูลให้แก่ผู้บริหารและการเจรจาต่อรอง
• มีทักษะความสามารถในการพิจารณา, การวางแผน, การตัดสินใจ และการแก้ปัญหา
• มีความระมัดระวังในข้อมูลข่าวสารที่เป็นความลับ สามารถเก็บรักษาข้อมูลความลับได้
• มีบุคคลิกภาพดี และมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
• มีความซื่อสัตย์ สุจริต มีคุณธรรม มีระเบียบวินัย และมีความรับผิดชอบ
• มีความกระตือรือร้น มุ่งมั่นในการปฏิบัติงาน และตอบสนองรวดเร็ว
• มีทักษะ ความรู้ความเชี่ยวชาญในการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรมสำนักงานต่างๆ
• สามารถทำงานภายใต้สภาวะกดดันได้ดี และพร้อมติดต่อสื่อสารได้ตลอดเวลา