Site Administration
About this position
Responsibilities
• Memastikan seluruh kebutuhan proyek bisa terpenuhi, baik berupa kebutuhan tenaga kerja, kebutuhan alat kerja (komputer, printer, dll) termasuk alat tulis kantor, akomodasi pekerja, kebutuhan bahan bakar kendaraan dsb.
• Memastikan seluruh aktivitas proyek terekam dalam bentuk laporan resmi atau dibukukan secara administrasi, baik secara harian, mingguan atau bulanan.
• Membantu Site Manager dalam hal administrasi kebutuhan laporan dan dokumen proyek.
• Membuat dan mendokumentasikan laporan harian proyek dan mengumpulkan laporan harian dari setiap Coordinator Proyek.
• Melakukan recruitment sesuai kebutuhan project.
• Melakukan MCU terhadap karyawan di site dan melaporkannya kepada client.
• Melakukan kontrol atas absensi dan kedisiplinan kehadiran karyawan di Site, termasuk kontrol kedisiplinan pemakaian APD beserta kehadiran karyawan dalam Safety Briefing yang dilakukan di Site.
• Menangani denda atau penalty terhadap karyawan yang tidak mematuhi SMK3L, antara lain kepatuhan pemakaian APD dsb.
• Melakukan kontrol petty cash termasuk melakukan pembukuannya.
• Menangani reimbursment yang diajukan karyawan di site, termasuk pencairan dana reimbursment.
• Menangani distribusi uang makan mingguan termasuk cash advance, antara lain reimbursment uang makan mingguan.
• Melakukan pengontrolan atas kebutuhan dana untuk pengadaan bahan bakar kendaraan di proyek, baik berupa mesin diesel, crane, forklift, kendaraan angkutan dsb.
• Membuat cash advance atas kebutuhan minggu depan disetiap hari Jumat dan disetujui oleh Site Manager (+) Project Manager.
• Membuat monitoring jadwal cuti karyawan di Site.
• Melakukan dokumentasi laporan harian, mingguan dan bulanan proyek.
Requirements
• Pendidikan min. D3 / S1 Sumber Daya Manusia atau Administrasi atau setara.
• Mahir menggunakan Microsoft Project dan Microsoft Office.
• Minimum 3 tahun pengalaman sebagai Administrasi Proyek.
• Bersedia bekerja di lokasi Proyek di seluruh Indonesia.
• Mampu berkomunikasi dengan baik dalam Bahasa Inggris (Verbal & Tertulis) dan Bahasa Indonesia.
• Keterampilan analitis dan berorganisasi yang sangat baik.