Secretary to the Executive Vice President

King Power Duty Free Co.,ltd (Bangkok, Bangkok City, Thailand)

Bangkok, Thailand

BRAND POSITIONING กลุ่มบริษัท คิง เพาเวอร์ คือ ‘กลุ่มธุรกิจสร้างสรรค์ประสบการณ์ในการเดินทางและการใช้ชีวิตในทุกวัน’ เราคิดค้นและมอบ ความเป็นไปได้ใหม่ๆ ให้ผู้คนทั่วโลก ผ่านการให้บริการใน กลุ่มธุรกิจสินค้าปลอดอากร กลุ่มธุรกิจค้าปลีก กลุ่มธุรกิจโรงแรม กลุ่มธุรกิจสินค้าอุปโภคบริโภค กลุ่มธุรกิจสร้างสรรค์ประสบการณ์ กลุ่มธุรกิจกีฬา และกลุ่มธุรกิจกิจกรรมเพื่อสังคม เพื่อเติมเต็ม ทุกความต้องการและเพิ่มประสบการณ์ใหม่ๆ เพื่อให้ชีวิตไม่หยุด ค้นหาความเป็นไปได้ BRAND VISION ค้นหาและสร้างสรรค์ ประสบการณ์ใหม่ๆ ในการเดินทาง เพื่อผู้คนทั่วโลก

About this position

The Secretary to the Executive Vice President provides comprehensive administrative support, manages communication, and coordinates various projects and events to ensure the smooth operation of the EVP's office.

Responsibilities

• Manage and organize the EVP’s calendar, schedule meetings, and coordinate appointments.
• Prepare meeting agendas, take minutes, and follow up on action items.
• Handle incoming correspondence, emails, and calls, ensuring timely responses.
• Draft, edit, and proofread reports, presentations, and other documents as required.
• Maintain and organize confidential files and records for easy access and retrieval.
• Serve as the primary point of contact between the EVP and internal/external stakeholders.
• Liaise with department heads, clients, and business partners to facilitate effective communication.
• Coordinate with other executives’ assistants to ensure alignment on schedules and projects.
• Assist in planning and executing events, conferences, and key initiatives led by the EVP.
• Monitor project timelines and ensure deadlines are met.
• Arrange and manage travel itineraries, accommodations, and transportation for the EVP.
• Handle expense reports and ensure timely reimbursement and record-keeping.

Requirements

• Bachelor’s degree in Business Administration, Communications, or a related field.
• Experience: 5+ years of experience as a secretary or executive assistant, preferably in the retail industry.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Discretion and the ability to handle confidential information.